TOP: 10 sfaturi pentru reusita unei petreceri de companie

Petrecere de firma

Sfaturi pentru o petrecere de firma:

Am auzit atâtea povești incredibile despre petreceri nereușite, am trăit așa de multe momente parcă desprinse dintr-un roman de Kafka încăt m-am hotărât să scriu un mic ghid pentru organizatorii de petreceri de firmă. Sunt din ce în ce mai multe companii care fac petreceri de final de an, petreceri pentru angajați de Crăciun, Paște sau 1 Mai etc.

Pentru aceste companii există numeroase soluții [restaurante, săli, baruri, hoteluri, corturi] și numeroase agenții [organizări mese festive, nunți, petreceri, aniversări, impresariat artistic, soluții audio-video] dar înainte de a hotărî cu cine lucrezi trebuie să știi câteva lucruri de bază.

Care sunt cele mai importante detalii când organizezi o petrecere de firma?

1. LOCUL:

Sala, restaurantul sau barul trebuie să se potrivească evenimentului. Dacă este o petrecere cu middle și top management nu alege un restaurant de nunți din cartier. Și invers: nu aduce oameni simpli într-un loc foate elegant, se vor simți intimidați!

Greșeală des întâlnită: Organizatorul vrea să epateze și alege restaurantul sau hotelul cel mai celebru din oraș. Celebru pentru nunți…

2. SPAȚIUL:

E foarte important să alegi un spațiu potrivit numărului de invitați. Dacă sunt prea mulți oameni într-un loc strâmt aceștia se vor simți inconfortabil. Dacă iei o sală de 150 mp pentru 30 de oameni locul va părea gol și evenimentul va fi un fiasco.

Vezi cum sunt luminile, geamurile, mochetele, câte toalete există și unde sunt amplasate. Verifică-le: sunt curate? arată bine? sunt destule?

Amplasarea meseler trebuie să fie făcută astfel încât toată lumea să aibă loc și chelnerii să poată trece cu ușurință printre mese. Dacă ai MC gândește-te unde va vorbi acesta și cum sunt poziționate boxele pentru ca toată lumea să-l vadă și să-l audă. Dacă aduci și trupă muzicală trebuie să ai loc de scenă și de sonorizare, dar fără ca boxele să fie prea aproape de mese.

Greșeală des întâlnită: Organizatorul nu verifică personal locul de desfășurare al evenimentului înainte de începerea lui.

Petrecere de firma

3. BĂUTURA:

Apă plată și apă minerală – minimul necesar la orice eveniment, indiferent de tip și de durată! Dacă evenimentul durează mai mult de o oră te sfătuiesc să pui niște fursecuri pe masă. În funcție de ora aleasă îți recomand să adaugi cafea [mai ales dimineața sau seara târziu] și gustări mai consistente [dacă e după prânz sau după-amiază, când oamenii vin de la serviciu sau direct din oraș].

Dacă se servește masa atunci Cola, sucurile neacidulate, berea și vinul sunt obligatorii! Potrivește vinul alb și roșu cu carnea, de asemenea sunt reguli pentru vinurile seci, demiseci, dulci și demidulci. Vodka și whiskey-ul sunt populare pentru toate vârstele.

Greșeală des întâlnită: Petrecere de firmă cu 100 de participanți și doar 3 baxuri de apă.

4. MÂNCAREA:

Dacă petrecerea cuprinde și o masă cu 2-3 feluri de mâncare gândește-te cum să pui mesele ca muzica să nu deranjeze mesenii și să fie loc de dans în fața scenei/DJ-ului.

Mâncarea este poate cel mai important atu al unei petreceri reușite, așa că du-te și gustă mâncărurile înainte cu câteva zile. Eventual propune chiar tu feluri de mâncare, bucătarul se va simți mai bine pus în valoare. Sau găsește un fel de mâncare care are legătură cu compania, cu patronul, cu ocazia [meniu grecesc dacă patronul e grec? meniu pescăresc dacă ai o companie cu produse naturiste sau farmaceutice?].

Greșeală des întâlnită: Restaurantele oferă meniuri ca la nuntă, cu antre-uri și sarmale. Le e foarte simplu așa pentru că știu să le pregătească și știu ordinea tradițională.

to do list pt blog.png


5. PROGRAMUL:

Nu trebuie să fie ceva complicat, dar un desfășurător te ferește de încurcături în relația cu colaboratorii: gazda, ospătarii și chelnerii, DJ-ul, MC-ul, trupa. Scrie un desfășurător care să conțină cele mai importante puncte ale petrecerii [primirea invitaților, speech-ul, primul fel de mâncare, muzica, încheierea] pe care marchează-le cu dublul timpului pe care îl estimezi. Crede-mă, niciodată nu ai pus prea puține minute pentru speech-ul patronului și mai bine să calculezi în plus decât în minus!

Greșeală des întâlnită: Desfășurătorul are 50 de puncte în listă și fiecare punct este calculat la 5-10 minute.

6. SUNETUL:

Întreabă specialistul! Merită să dai 2-3 telefoane pe la prietenii care au mai făcut petreceri, nunți sau concerte. Sfatul meu este să angajezi o agenție de organizări evenimente, dar dacă nu-ți permiți sau vrei să te ocupi personal… nu fii vanitos, întreabă înainte să contractezi oameni!

La fel ca la desfășurător, mai bine iei mai multe boxe decât mai puține. Când ai prea mulți Watt poți da mai încet volumul, dar când nu ai destulă putere muzica și speech-urile se vor auzi distorsionat.

O regulă veche spune că ai nevoie de 10 Watt la 1 persoană, în zone închise [in-door]. Dar nu-ți lua puteri mai mici de 1000 Watt oricât de mică e petrecerea!

Greșeală des întâlnită: Nu se aude muzica și se dă volumul la maxim. Rezultatul este chiar mai prost decât dacă ai lăsa muzica încet.

Sfat: Discută cu DJ-ul și cu trupa înainte să contractezi sistemul audio. De cele mai multe ori aceștia pot veni cu scena și boxele lor, la un preț bun. De asemenea ei știu cel mai bine ce fel de boxe se potrivesc petrecerii [analog sau digital? câți bași? boxe suspendate? câți watt de sunet și câți kW putere electrică?]

7. DJ-UL:

Același sfat ca mai sus: întâlnește-te cu el înainte de eveniment, cunoaște omul, povestește-i despre companie și despre ocazie, despre oamenii care vor veni. El se va pregăti mai bine dacă știe despre ce e vorba [mai mult folclor? mai mult pop-rock? mai mult disco al anilor ’80?].

Există DJ cu experiență de club rock, DJ de nunți, DJ de club etc. Există DJ cu onorarii decente și DJ vedete.

Greșeală des întâlnită: La un party cu sute de oameni DJ-ul bagă „avioane”, adică muzică jazz sau house underground. Lumea se simte prost. Sau invers: invitații au gusturi fine și sunt „serviți” cu Jagga Jagga.

Sfat: Cere sfatul unor prieteni care au mai organizat petreceri și care au recomandări. Sau apelează la o agenție de impresariat.

microfon pt blog.png


8. MC-UL:

Apelează la o agenție de impresariat, găsești pe internet foarte mulți impresari care îți pot aduce prezentatori de televiziune, vedete muzicale sau MC specializați pe evenimente mondene. Ai să fi surprins ce onorarii decente au vedete foarte mari, la care nici nu te-ai fi gândit. Un prezentator/MC cunoscut îți poate crește calitatea evenimentului foarte mult – oamenii vor veni cu drag știind că respectiva vedetă va fi prezentă.

Răzvan și Dani, Mihaela Rădulescu sau Andi Moisescu sunt foarte buni, dar te vor costa ceva bănuți. Să știi că merită fiecare cent! Dar sunt mulți alții, poate mai potriviți specificului petrecerii tale: actori, comici, cântăreți, animatori la radio.

Greșeală des întâlnită: Fete frumoase din revistele mondene care vin și nu știu să scoată două cuvinte.

Sfat: Citiți și articolele lui Dan Fințescu despre MC.

9. TRUPA:

Aici ai două soluții: o trupă de cover-uri sau o trupă celebră. Ambele soluții au avantaje și dezavantaje. Dacă alegi o trupă de cover-uri vei avea hituri live timp de 3-4 ore. Dezavantaj? E greu să găsești o trupă care să sune bine și să nu cadă în lăutărie ieftină.

Dacă alegi o trupă celebră vei avea o seară memorabilă pentru invitați și un motiv de mândrie pentru tine. Un artist sau o trupă celebră are experiență și știe să ridice oamenii de la mese, știe să realizeze un program cu forță și originalitate. Dezavantaj: recitalurile durează între 45 și 90 de minute.

Vei fi surprins să descoperi onorariile, există trupe de cover-uri mediocre care cer mai mulți bani decât Direcția 5 sau Vunk [de exemplu] dar și vedete care cer prea mult și nu merită investiția.

Greșeală des întâlnită: Fiica organizatorului alege o trupă care este pe val dar care nu are decât două piese cunoscute. Și acelea prea moderne pentru invitați.

Altă greșeală: Trupă nepotrivită pentru petreceri de companie… Sunt multe trupe românești pe care le iubim și le ascultăm la radio dar unele pur și simplu nu au melodii potrivite pentru petrecerile de firmă, deși sunt de succes și pe gustul nostru.

Sfat: Caută pe internet o agenție de impresariat și cere o ofertă. Apoi caută și site-ul oficial al trupei la care te-ai oprit, marea majoritate a artiștilor au pagină oficială, blog și cont Facebook. Sună la numărul de pe site sau trimite un email și cere o ofertă. Compară cele două prețuri, știu situații în care impresarii cereau prețuri duble sau triple față de onorariul trupei!

bani dolari blog.png


10. REZERVE:

Bani pentru situații neprevăzute, încărcătoare pentru telefonul mobil, numărul unui DJ diferit în eventualitatea că primul nu vine sau se dovedește nepotrivit. Generator de curent electric pe motorină.

O masă în plus, 5-6 porții de mâncare în plus.

Un șofer cu o mașină disponibilă pentru comisioane urgente.

Greșeală des întâlnită: Organizatorul se îmbată primul și nu se mai poate discuta cu el.

Sfat: Ai voie să bei abia după ce pleacă ultimul invitat fericit și ai plătit pe toată lumea.

————————————–

SFATURI GENERALE:

– Pregătește din timp petrecerea. Minim o lună.

– Încheie contracte cu toți colaboratorii. Dacă nu acceptă contractul mai bine caută pe cineva care lucrează cu contract, factură, chitanță.

– Plătește un avans de 30-50% înainte de începerea evenimentului.

– Dacă nu știi ceva sau pe cineva caută pe Internet, totul este pe Internet! Google it for God’s sake!

Pentru contacte ale unor agenții de impresariat, firme de organizări de petreceri și numere de telefon pentru artiști nu ezitați să-mi dați un email la florin@hi-q.ro

Succes!